25.06.2020

Die Sache mit den Mails

Messenger wie WhatsApp stehen hoch im Kurs. Über sie stimmen sich viele Elternbeiräte ab. Doch diese Systeme sind auch geschlossene Umgebungen. Von einer Webseite wie diesem Online-Portal für Elternbeiräte lassen sich kaum Nachrichten über solche Messenger verschicken. Auch aus diesem Grunde setze ich auf die Verwendung von E-Mails.

Eigentlich ist das Senden von Mails auch kein Problem für eine Webseite. Aber im Interesse aller Nutzer muss ich vorsichtig bleiben. Würde ein Nutzer den Versand von E-Mails missbrauchen, könnten alle Mails aus diesem Dienst als SPAM blockiert werden.

Ich nutze daher ein geteiltes Verfahren. Alle Mails, die für den Betrieb dieser Plattform erforderlich sind, laufen über den eigenen Mailserver meines Providers. Sie werden im Namen dieser Plattform verschickt.

Elternbeiräte sollen aber auch die Möglichkeit haben, eigene Mails als Newsletter an Eltern oder als Pressemitteilungen an Medien zu senden. Das sollen sie in ihrem eigenen Namen und mit einer eigenen E-Mail-Adresse tun können. Um diese Funktion einrichten zu können, müssen die Elternbeiräte Zugangsdaten für ein eigenes E-Mail-Konto hinterlegen.

Zu diesem Zweck kann ein Elternbeirat eine neue Adresse bei einem Dienst wie Web.de, GMX oder GoogleMail erstellen. Die Daten dieser E-Mail-Adresse können dann hier hinterlegt werden und diese Seite verschickt die Post eines Elternbeirats über das so festgelegte E-Mail-Konto.

Um diese Funktion zu ermöglichen, muss ich als Betreiber dieser Seiten die E-Mail-Passwörter der Elternbeiräte auslesen können. Nur so wird es möglich, auch über diese Konten Mails zu versenden. Natürlich bemühe ich mich darum, diese Daten vor einem fremdem Zugriff zu schützen.

Ich empfehle allen Elternbeiräten, einen eigenständigen E-Mail-Account in diesem Portal zu hinterlegen. Es sollte ein Postfach sein, das nicht für andere Zwecke genutzt wird. Es sollte auch kein Adressbuch in diesem E-Mail-Account hinterlegt sein und auch andere Dienste sollten nicht über dieses Postfach versenden. Dieses Portal wird auch keine gesendeten Mails in diesem Postfach speichern. Die Postfachgröße kann so sehr klein gewählt werden.

Das eigenständige E-Mail-Konto stellt dabei sicher, dass auch dann keine personenbezogenen Daten in fremde Hände fallen, sollte das hier hinterlegte E-Mail-Passwort einmal durch einen unbefugten Zugriff in die Hände Dritter geraten.